Skjema o.l. til bruk for kommunalt ansatte

Avtale om hjemmekontor

Beiarn kommune følger anbefalinger fra Helsedirektoratet om aktivt bruk av hjemmekontor. Dette vil bidra til å begrense smittespredningen i samfunnet. Koronasituasjonen utvikler seg raskt, og retningslinjene vil oppdateres i takt med dette. Hjemmekontor og fjernarbeid er en del av det ordinære arbeidsforholdet.

Kriterier for hjemmekontor

For å beskytte mot smitte er hovedregelen i Beiarn kommune at ansatte skal være på hjemmekontor med mindre de innehar en samfunnskritisk funksjon slik som personell innen helse, brann, vann, avløp, mv, i tillegg til andre nøkkelfunksjoner sentralt i kommunen. Kommunalleder kan pålegge ansatte hjemmekontor, og hjemmekontor skal uansett avklares med kommunalleder.

Dette innebærer at det kan bli ulik praktisering avhengig av enhet og av oppgaver.

Det som må vurderes er om kan oppgavene løses hjemmefra uten at det får konsekvenser for kritiske funksjoner eller tjenester.

Følgende oppgaver kan være godt egnet for hjemmekontor:

• utviklingsoppgaver, plan- og prosjektarbeid
• utredningsoppgaver, plan- og prosjektarbeid
• kompetanseutvikling
• ulike typer saksbehandling
• Andre definerte oppgaver som kan løses via hjemmekontor uten å være til hinder for drift innen samfunnskritiske funksjoner

Lov- og avtaleverk – Avtale om hjemmekontor

Hjemmekontor er ikke en rettighet for den enkelte arbeidstaker, men avtales i særskilte tilfeller. Koronasituasjonen er et slik særskilt tilfelle. Avtaler, rettigheter og plikter som gjelder mellom arbeidstaker og arbeidsgiver ordinært gjelder også når arbeidet utføres via hjemmekontor.

Arbeidsmiljøloven gjelder med de presiseringer og unntak som følger av «forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem.»
 

Orientering til servicetorget og rutiner ved sykdom

Servicetorget skal være informert om arbeidstakere som har hjemmekontor.

Den som har hjemmekontor skal gi beskjed til nærmeste leder ved fravær (egen sykdom, sykt barn, etc.) i samsvar med gjeldende regler. Dette innebærer at;

• Ved sykdom orienterer du nærmeste leder og leverer egenmelding som vanlig, eventuelt sykemelding.
• Ved sykdom hos barn orienterer du nærmeste leder og leverer melding for sykt barn som vanlig.
• Dersom du har omsorg for barn til og med 12 år, og ikke har en jobb der du effektivt kan utføre arbeidet ditt hjemmefra (eksempelvis renholds- og driftspersonell), skal du søke om omsorgspermisjon til din leder.
• Dersom du kan ha hjemmekontor, og i løpet av dagen må ivareta behov knyttet til pass av barn men likevel får utført ditt arbeide fra hjemmekontoret, skal du ikke søke om omsorgspermisjon.

Helse, miljø og velferd

For å sikre at arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas skal arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige.
Arbeidstaker skal medvirke til gjennomføring av tiltak som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø.

Arbeidsplassen skal så langt det er mulig være utformet og innredet slik at den tilfredsstiller de krav som lov- og forskrifter til enhver tid stiller. På denne bakgrunn innfører vi følgende ordninger;

• For ansatte som ønsker å komplettere hjemmekontor med skjerm, mus, tastatur og headset kan dette hentes fra egen kontorplass.
• For ansatte som trenger å komplettere hjemmekontor med kontorstol, er det mulig å hente dette fra egen kontorplass.

Hjemmekontor – gode råd

For å innarbeide gode arbeidsrutiner i forbindelse med bruk av hjemmekontor. Se eget notat «Hjemmekontor – gode råd».

Personalforsikringer

Kommunens ordinære forsikringer gjelder ved hjemmearbeid.

Teknisk utstyr

Ansatte som har oppgaver som kan utføres via mobilitetsløsning skal ta med PC, lader, tjenestemobil eller kontormobil hjem. Det forutsettes at du for å kunne jobbe fra hjemmekontor allerede har tilgang til wifi-nettverk hjemme.
Oppkobling av datamaskin på hjemmekontor bør skjer i samarbeid med IKT i kommunen.
Ta kontakt for bistand via telefon eller via e-post It-support@beiarn.kommune.no

Sikkerhetsbestemmelser

Det forutsettes at arbeidstaker gjør seg kjent med og følger
gjeldende IT-sikkerhetsbestemmelser, og at oppkobling av hjemmekontor PC skjer i samarbeid med fagenhet IKT.  Det vises i så måte til egne retningslinjer i eget notat «Økt bruk av hjemmekontor gir nye åpninger for nettkriminalitet. Slik sikrer du deg som ansatt i Beiarn kommune».

Mobilpolicy revidert 2021- Beiarn kommune

Følgende hoved nummer som vi fortsatt skal benytte;

• 755 69000          Sentralbord Beiarn kommune
• 755 69100          Legekontor Beiarn kommune
• 755 69140          Sentralbord Beiarn sykehjem

Mobilt bedriftsnett – Inspirasjonsfilm 

Mobiler som er levert ut i forbindelse med oppstart av det mobile telefonsystemet er ferdig oppsatt med Mobilt bedriftsnett samt e-post til dere. For øvrige ansatte som har sine eksisterende mobiler lastes mobilt sentralbord ned på telefonen ved å sende MB til 1999. 

Mobilt bedriftsnett – Nyttig informasjon til ansatte 

For at vi skal oppnå en god kundeservice er det viktig at dere setter dere inn i de basis funksjonene som ligger i Mobilt Bedriftsnett, herunder å sette over telefon til kollega, sette egen status for tilgjengelighet m.m. Det er meget viktig at dere alle etablerer en god mobilkultur slik at dere setter status når dere er på møter m.m. og derigjennom gir nødvendig informasjon til Servicetorget og dine kollega om tilgjengeligheten.

Mobilt bedriftsnett – Min svartjeneste 
Mobilt bedriftsnett – Sett over 
Mobilt bedriftsnett – Automatisk oppslag  (Gjelder primært Android telefoner)

Geir Arne Solbakk

Personalhåndbok

Personalhåndbok har som hovedmål å forenkle kommunikasjonen,
og gi dere medarbeidere en god og strukturert oversikt over rettigheter, plikter og velferdsordninger.

 

Arbeidsmiljøutvalg (AMU) er et samarbeidsutvalg for og med hensikt i å bedre arbeidsmiljøet på en arbeidsplass. I et AMU sitter det med representanter fra både arbeidsgiver og arbeidstakere. AMU deltar i planlegging og organisering av helse, miljø og sikkerhet(HMS)-arbeidet. AMU kan utarbeide egne HMS-dokumenter for å ivareta helse, miljø og sikkerhet i arbeids- og læringsmiljøet. AMU er regulert i Arbeidsmiljølovens § 7-1. Alle ansatte kan sende inn saker til AMU.

I Beiarn kommune er disse representert i AMU for 01.01.2022 – 31.12.2023:

Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 25.02.2021

Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 10.12.2020
Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalget 10.12.2020
FEIL MØTEDATO I MØTEINNKALLELSE

Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalget 13.10.2020​  
Tileggsdokument AMU 13.10.2020 Møteprotokoll 13.10.2020

Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalge 14.07.2020

Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalget 26.05.2020 
Tileggsdokument AMU 20.05.2020

Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 26.05.2020

​Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 28.02.2020

Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 26.11.2019

Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 08.10.2019

Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 13.06.2019

Formål, omfang og ansvar

Retningslinjens formål er å sikre at personer som jobber i eller oppholder seg i Beiarn kommunes bygninger ikke blir utsatt for asbeststøv og omfatter alle medarbeidere og brukere av kommunale bygg.
Kommunalleder for teknisk og landbruk og driftsleder for teknisk er ansvarlige for at retningslinjen gjøres kjent.

Ved mistanke om eller påvisning av asbestholdig materiale

• Arbeid skal umiddelbart stanses/ikke påbegynnes
• Nærmeste leder eller driftsleder teknisk skal varsles.

Håndtering av asbestholdig materiale 

• Driftsleder skal varsle saneringsfirma for prøvetaking. 
• Asbest skal saneres av virksomhet som har tillatelse av Arbeidstilsynet.
• Dersom det ikke innebærer noen fare for at asbeststøv kan frigjøres, skal området merkes.
• Arbeidsgiveren kan bare sette arbeidstakere som har gjennomgått særskilt opplæring til arbeid med asbest eller asbestholdig materiale.

Ved mistanke om eller eksponering av asbest

• Ta kontakt med Beiarn kommunes bedriftshelsetjeneste.
• Saken meldes som HMS-avvik. Skjema finnes på Beiarn kommunes hjemmeside under – politikk og kommune – for ansatte – registrering av HMS-avvik.

Lovverk

• Forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid)
• https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2011-12-06-1357/KAPITTEL_2-3#KAPITTEL_2-3

Enklere håndtering av reiseregning og utlegg

For fremtiden må du som ansatt i beiarn kommune føre dine reiseregninger og utlegg på mobil og nett. Med webløsningen Visma.net Expense trenger du ikke lenger sende inn dine fysiske papir kvitteringene og fylle ut kompliserte utleggsskjemaer. Alt du trenger er tilgang til nett, og alle relevante data sendes automatisk inn i lønnssystemet etter å ha gjennomgått godkjenning på ordinær måte. 

 

Søknadsskjema for bruk av kommunal bil finner du her 

Søknadsskjema

1. Bilen benyttes til tjenestereiser i Beiarn kommunes regi.
    
2. Behov for bil meldes til servicetorget.  Fredag kl. 12.00 er frist for å søke for kommende uke. I tillegg til dato er det viktig at klokkeslett for avreise og ankomst er fyllt ut på skjemaet. Dersom det oppstår uforutsette reiser/behov for bil, ringer du servicetorget og sjekker om bil er ledig. Det vil ikke bli utbetalt kjøregodtgjøring for bruk av privatbil dersom bilen har vært ledig.
    
3. Nøkler fås utlevert på servicetorget og leveres tilbake der, dersom ikke annet er avtalt.
    
4. Bilen skal alltid settes på lading etter endt bruk. 
    
5. Hvis du skulle være så uheldig å påføre bilden skade, skal dette meldes til servicetorget ved innlevering av nøkler. Ved forsikringsskade skal bruker skrive skademelding som sendes forsikringsselskapet.  Kopi leveres servicetorget.
    
6. Bilen leveres tilbake i «presentabel stand», dvs. ren og ryddig innvendig. Ved behov for større renhold meldes dette til servicetorget.
    
7. Dersom flere melder behov for bilen på samme dag vil søknaden som lønner seg best for kommunen bli prioritert. Ved å melde inn reiser i god tid vil det også være større muligheter for servicetorget å videreformidle muligheten for at flere kjører sammen til ulike reiser både med kommunal bil og privatbil.

Innkjøp innlogging 
Ajour sin hjemmeside

Kommunene i Salten regionen har etablert felles innkjøpsordning i "Samordnet Innkjøp i Salten", hvor Bodø er vertskommune. Kontoret har ansvar for inngåelse av rammeavtaler, bistand til kommunene og tjenesteenhetene i større anskaffelsesprosjekter, samt opplæring og veiledning innenfor anskaffelser, lov og regelverk for offentlige anskaffelser.

E-handel er innført med den elektronisk bestillingsløsningen A Jour innkjøp. Innkjøpskontoret har fire ansatte inklusiv innkjøpssjefen.

Sentrale oppgaver:
• Koordinering av anskaffelser, herunder rammeavtaler, større investeringskjøp og rådgivning i innkjøpsspørsmål 
• Veiledning og opplæring i lov og forskrifter om offentlige anskaffelser
• Utarbeidelse og utvikling av konkurransegrunnlag/avtaler 
• Videreutvikling av et tverrfaglig innkjøpssamarbeid med tjenesteenhetene i kommunene
• Oppfølging og gjennomføring av anskaffelsesprosesser 
• Informasjon og veiledning til avdelingene/tjenesteenhetene 
• Leverandørutvikling

Prosjektservice AS arbeider med programvareutvikling og kompetansebygging innenfor offentlige anskaffelser. De har fokus på brukervennlighet og minimale krav til opplæring. All informasjon er samlet på et sted, noe som forenkler virksomhetens og tilsynsmyndighetenes oppgave med å kontrollere at lovpålagte oppgaver følges opp. 

For spørsmål angånde Ajour HMS, Brann og Vedlikehold rettes til kundeservice@pssu.no eller telefon 756 40 517.

Velkommen til Berg-Hansen!
Berg-Hansen Webgate
Klikk her for link til Webgate gjennomgang.

Ønsker du hjelp til å få bestilt reisen kan du kontakte:
Anders Forstun
Mobil 477 19 966
e-post anders.forstun@beiarn.kommune.no

Egenerklæring
Timeliste
Permisjonssøknad 
Bilag ved refusjon av utlegg
Flytting av ferie
Avviksskjema - brudd på personvernloven - internt

Skjema for godtgjøring for møter i Beiarn kommune

Introduksjonsprogram for nyansatte finner du HER 

For bestilling av data, printer, mobil etc. skal leder for hver enkelt ansatt fylle ut dette skjemaet

Mal finner du HER